In het incassoproces kom je vaak twee termen tegen: betalingsherinnering en aanmaning. Ze lijken misschien hetzelfde, maar er zit een duidelijk verschil tussen beide. Voor bedrijven is het belangrijk om deze stappen op de juiste manier te gebruiken om openstaande betalingen succesvol te innen. We leggen je graag uit wat het verschil is tussen een betalingsherinnering en een aanmaning en wanneer je welke kunt sturen.
Een betalingsherinnering is een vriendelijke en informele herinnering aan de klant dat een factuur nog niet betaald is. Deze wordt vaak gestuurd kort nadat de betalingstermijn is verstreken, bijvoorbeeld één of twee weken na de vervaldatum.
Kenmerken van een betalingsherinnering:
Informele toon: De boodschap is vriendelijk en uitnodigend om de betaling alsnog te doen.
Herinnering zonder extra kosten: Er worden meestal geen extra kosten in rekening gebracht.
Doel: De klant attent maken op de openstaande factuur zonder druk uit te oefenen.
Flexibiliteit: Soms bevat de herinnering ook een verzoek om contact op te nemen bij problemen met betalen.
Een aanmaning is een formele betalingsoproep die volgt wanneer de betalingsherinnering geen effect heeft gehad. Een aanmaning geeft aan dat de betaling nog steeds niet is ontvangen en dat er spoedig actie nodig is. Het is een serieuze stap in het incassoproces.
Kenmerken van een aanmaning:
Formele toon: De boodschap is zakelijk en drukt urgentie uit.
Eventuele incassokosten: Afhankelijk van de situatie en afspraken kunnen incassokosten in rekening worden gebracht.
Waarschuwing: Vaak wordt vermeld wat de gevolgen zijn als er niet binnen een bepaalde termijn wordt betaald (bijvoorbeeld inschakeling van een incassobureau).
Strikte betalingstermijn: Er wordt een concrete datum gegeven waarbinnen betaald moet worden.
Eerst een betalingsherinnering: Direct na het verlopen van de betalingstermijn, als een vriendelijke duw richting de klant.
Vervolgens een aanmaning: Als de klant na de herinnering nog niet betaalt, stuur je een aanmaning om duidelijk te maken dat het serieus wordt en dat verdere stappen kunnen volgen.
Door eerst een betalingsherinnering te sturen, behoud je een goede klantrelatie en voorkom je onnodige escalatie. Het geeft klanten de kans om alsnog te betalen zonder druk. Een aanmaning laat juist zien dat je serieus bent en voorbereid bent om de betaling te innen, eventueel met extra kosten en maatregelen.
We bieden een gebruiksvriendelijk platform waarmee je aanmaningen eenvoudig en professioneel kunt versturen. Zo beheer je het incassoproces efficiënt en volgens de wettelijke richtlijnen, zonder dat je er zelf omkijken naar hebt.