Bij wanbetaling door een consument mag je incassokosten in rekening brengen. Maar dat mag niet zomaar en niet onbeperkt. De regels zijn vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK), en die zijn bedoeld om consumenten te beschermen tegen onredelijke kosten. We leggen helder uit hoe en wanneer je incassokosten volgens de WIK mag toepassen, inclusief concrete bedragen en praktische tips om fouten te voorkomen.
De WIK is sinds 1 juli 2012 van kracht en bepaalt:
Welke incassokosten je bij consumenten mag rekenen;
Wanneer je deze kosten in rekening mag brengen;
En hoe hoog deze kosten maximaal mogen zijn, afhankelijk van het openstaande bedrag.
Let op: de WIK geldt alleen voor vorderingen op consumenten (dus particuliere klanten). Voor zakelijke klanten mag je zelf andere afspraken maken, zolang die redelijk zijn.
Voordat je incassokosten mag rekenen aan een consument, moet je een zogenaamde 14-dagenbrief sturen. Hierin geef je de klant nog één laatste kans om zonder bijkomende kosten te betalen.
Wat moet er verplicht in deze brief staan?
Het openstaande bedrag;
De termijn van minimaal 14 dagen (vanaf dag na ontvangst) om alsnog kosteloos te betalen;
De vermelding van het exacte bedrag aan incassokosten die volgen als er niet betaald wordt;
Een duidelijke formulering, bijvoorbeeld:
“Als u niet binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief betaalt, zijn wij genoodzaakt incassokosten in rekening te brengen van € xx,xx.”
Pas als deze brief correct is opgesteld én de termijn is verstreken, mag je de incassokosten volgens de WIK in rekening brengen.
De WIK geeft aan hoeveel incassokosten je mag rekenen, afhankelijk van het bedrag van de vordering. De kosten worden berekend via een staffel met vaste percentages:
|
Hoofdsom (bedrag vordering). |
Percentage. |
Maximale incassokosten. |
|
Over de eerste € 2.500 |
15% |
Minimaal € 40* |
|
Over de volgende € 2.500 |
10% |
|
|
Over de volgende € 5.000 |
5% |
|
|
Over de volgende € 190.000 |
1% |
|
|
Over het meerdere boven € 200.000 |
0,5% |
Maximaal € 6.775 |
Let op: bij kleine bedragen geldt een minimum van € 40, ook als 15% minder zou zijn
Voorbeeld:
Bij een factuur van € 1.000:
15% van € 1.000 = € 150 → incassokosten: € 150
Bij een factuur van € 100:
15% van € 100 = € 15 → onder minimum → incassokosten: € 40
Geen correcte 14-dagenbrief sturen
Zonder juiste brief mag je géén kosten rekenen, ook niet via een incassobureau.
De termijn te kort nemen
De 14 dagen gaan pas in vanaf de dag na ontvangst, niet vanaf verzenddatum.
Verkeerde incassokosten rekenen
Gebruik altijd de officiële WIK-staffel. Geen nattevingerwerk of eigen percentages.
Incassokosten bij zakelijke klanten volgens WIK berekenen
Dat hoeft niet, bij B2B gelden andere regels. Wel is het slim om contractueel afspraken te maken over buitengerechtelijke kosten.
Bij Online Incasso kun je eenvoudig een geldige 14-dagenbrief genereren versturen naar jouw debiteur. Ons systeem zorgt ervoor dat je volledig volgens de wet handelt, zodat je vordering sterker staat én je geen fouten maakt.