Vier tips voor een efficiënter debiteurenbeheer.

Het klinkt misschien wat gek, maar als ondernemer ben je in belangrijke mate bepalend voor het betaalgedrag van jouw klanten. Op het moment dat je een strak debiteurenbeleid voert, betalen klanten aanzienlijk sneller dan wanneer je een ‘soepel’ beleid voert. Veel ondernemers denken dat ze bij een strak debiteurenbeleid de relatie met hun klant op het spel zetten. Online Incasso geeft je tips hoe je op een klantvriendelijke manier toch snel je openstaande facturen kunt innen.

Bijna 50% van de ondernemers in het mkb krijgt facturen niet op tijd betaald. Een van de grootste verbeteringen die zij kunnen doorvoeren is digitaal te factureren. Papieren facturen zitten in een digitaal tijdperk stomweg niet meer in de routine van mensen en bedrijven. Het is te lastig; een papieren factuur komt binnen met de post (die er al een dag – en als je pech hebt langer – over doet), belandt op een stapel om binnenkort een keer in te scannen en vervolgens in te boeken in het betalingsprogramma. Dat inscannen is een extra handeling die zomaar een paar dagen kan worden uitgesteld – als de factuur al niet helemaal vergeten wordt. Het digitaal versturen is in een digitaal tijdperk voor ondernemers daarmee een absolute must.

“Bij een betaling binnen x weken na de factuurdatum, ontvangt u x% betalingskorting”. Betalingskortingen; je ziet het steeds vaker en dat is niet voor niets. Het werkt namelijk uitstekend. Je beloont het goede betaalgedrag van jouw klanten en zij hoeven daar slechts een heel simpele handeling voor te doen: snel inboeken. Het voordeel werkt twee kanten op. Doordat een partij snel betaalt, heb jij minder renteverlies. Dat voordeel plus de tijd en kosten die gepaard gaan met het versturen van herinneringen, weegt absoluut op tegen de kosten die je maakt.

Toch is de allerbeste manier om facturen snel betaald te krijgen, gewoon een strak debiteurenbeheer. Dat houdt in dat je een duidelijke betaaltermijn hanteert en vervolgens ook handhaaft. Is je betaaltermijn 14 dagen en heeft je klant na het verstrijken van die periode nog niet betaald, stuur dan direct op de vijftiende dag na de factuurdatum een herinnering. Sommige bedrijven betalen standaard pas na een eerste herinnering, dus maak je betaaltermijn niet te lang. Geef in je herinnering duidelijk aan dat het om een herinnering gaat. De factuur kan immers aan de aandacht van de klant ontschoten zijn.

Na de eerste herinnering kun je kiezen voor een tweede herinnering of direct voor een aanmaning. De meeste mensen vinden het wat te vroeg voor een aanmaning en kiezen daarom voor een tweede herinnering, die wat strenger van toon is. Stuur deze tweede herinnering niet later dan twee weken na de eerste herinnering en sommeer je klant daarin binnen vijf werkdagen te betalen. Betaalt je klant ook na de tweede herinnering niet, dan kun je heel eenvoudig een incassotraject starten. Het grote voordeel van een strak debiteurenbeheer is dat je laat zien dat je er bovenop zit en de factuur je echt niet ontgaat.

Kies je ervoor om je debiteurenbeheer te automatiseren, dan worden je facturen en herinneringen geautomatiseerd verstuurd. OI B.V. biedt daarvoor de ideale totaaloplossing. Doordat OI B.V. koppelt met meer dan 650 verschillende boekhoudpakketten, sluit de software naadloos aan op je bestaande boekhoudpakket. Bovendien kun je alle voorkeuren met betrekking tot je debiteurenbeheer zelf instellen. Zo kun je :

• Zelf bepalen na hoeveel weken je een herinnering wilt versturen. De software controleert of de betaling in die periode is voldaan. Is dat niet het geval, dan wordt er automatisch een eerste en – indien nodig – een tweede herinnering verstuurd.
• Eenvoudig communiceren over (openstaande) facturen via het platform van Online Incasso. De betalingsherinneringen bevatten een link waarmee je klant direct het openstaande bedrag kan voldoen via bijvoorbeeld iDEAL.
• Het proces per klant tussentijds stopzetten of pauzeren. Heeft de klant contact met je gezocht of is er een andere situatie waarom je even niet door wilt gaan met het versturen van herinneringen? Dan pauzeer of stop je het debiteurenproces met een druk op de knop.
• Eenvoudig en snel betalingsregelingen vastleggen en bewaken.

Heeft een klant na de herinneringscyclus nog steeds niet betaald? Dan kun je natuurlijk een minnelijk incassotraject starten via Online Incasso, zonder tussenkomst van een incassobureau. Het leuke is: maak je gebruik van OI B.V., dan loopt het debiteurentraject automatisch over in een Online Incasso traject.