Lid dat niet betaalt of de incasso storneert? Verstuur binnen 5 minuten zelf een aanmaning, zonder incassobureau en met behoud van je ledenrelatie.
Je schrijft elke maand automatisch af bij honderden leden tegelijk, meestal zonder dat je ze persoonlijk spreekt. Soms mislukt zo'n incasso of blijft een termijn openstaan, en als je op de vloer staat, roosters maakt en je trainers aanstuurt, zie je dat niet diezelfde week. Met Online Incasso stuur je zelf een officiële aanmaning namens je organisatie: professioneel, juridisch correct en met behoud van de relatie met je lid.
Fitness draait op een abonnementsmodel met terugkerende bedragen. Een goedkoop maandabonnement kost gemiddeld €35, bij duurdere clubs loopt het al snel verder op, en die bedragen worden vrijwel altijd automatisch geïncasseerd. Zolang de incasso slaagt, hoor je niets van je leden en zij niets van jou. Precies daarom valt een mislukte afschrijving weinig op: er is geen factuur die iemand mist, alleen een bedrag dat niet binnenkomt. Tenzij je je debiteuren wekelijks naloopt, merk je het pas als er al twee of drie termijnen openstaan.
Daar komt de dynamiek van het ledenbestand bij. Van je leden was 66% het jaar ervoor ook al lid, wat betekent dat ruim een derde jaarlijks wisselt. Dat is een continue stroom van instroom, opzeggingen en verhuizingen, en juist in die overgangen blijft betaling hangen:
• een automatische incasso die wordt gestorneerd of mislukt door te weinig saldo, en daarna blijft liggen;
• een lid dat opzegt of verhuist en de laatste termijnen niet meer betaalt;
• een lid dat niet meer komt sporten en de betaling stilzwijgend laat lopen, terwijl het abonnement gewoon doorloopt.
Los zijn de maandbedragen te overzien, maar bij een derde ledenverloop per jaar tellen die termijnen hard op. Ondertussen blijf jij leveren: de deuren zijn open, de apparatuur draait en de lessen gaan door met trainers die je moet betalen. Zeker in een kleinere club, waar je zelf op de vloer staat en de administratie erbij doet, schuift het nalopen van openstaande termijnen makkelijk naar achteren. Elke openstaande termijn kost je werkkapitaal en verhoogt het risico dat je het bedrag nooit meer ziet. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans dat er nog betaald wordt.
4,3 miljoen mensen doen aan fitness, daarmee is het de grootste sport van Nederland. (NL Actief, 2024)
2.310 fitnessvestigingen, verdeeld over 1.580 bedrijven. Samen goed voor ruim 3,2 miljoen klanten. (CBS, 2023)
66% van de leden was vorig jaar ook al lid. Ruim een derde van het ledenbestand wisselt dus jaarlijks, met alle openstaande termijnen die daarbij horen. (CBS, 2023)
Bijna een kwart van de consumenten betaalt rekeningen niet op tijd. Vergeten is met 40% de meest genoemde reden, vóór geldgebrek. (Intrum, 2024)
Een lid dat een termijn laat liggen, wil je meestal niet kwijt. Opzeggen en overstappen naar de club verderop is zo gebeurd, en een agressief incassotraject om een paar maandtermijnen is een dure manier om een lid voorgoed te verliezen. Tegelijk kun je een openstaande termijn niet laten liggen tot je er tijd voor hebt, want dan wordt het er alleen maar meer. Online Incasso is de tussenstap. Je stuurt zelf een officiële aanmaning namens je club, zonder incassobureau en zonder deurwaarder. Voor je lid voelt dat als een serieuze stap, omdat de aanmaning niet uit je ledenadministratie komt maar via Online Incasso, zonder dat het een agressief traject wordt. Dat past bij de meest voorkomende oorzaak: veel leden betalen niet te laat uit onwil, maar omdat ze het simpelweg vergeten zijn.
Je lid ontvangt een brief, e-mail en sms met een beveiligde betaallink. Online kan hij het dossier inzien, een bericht achterlaten of een betalingsregeling aanvragen. Jij houdt de regie: je bepaalt zelf of je pauzeert, doorzet naar een incassobrief of de zaak afsluit. Je lid kan gewoon blijven sporten terwijl het traject loopt. Een groot deel van de debiteuren betaalt al na de eerste aanmaning.
Tip. Koppel je boekhoudpakket, dan staat een openstaande factuur met één klik klaar en scheelt het dubbel invoerwerk. Stuur je maandelijks veel abonnementsfacturen, dan zet je zo een vaste workflow op: verstrijkt een betaaltermijn, dan gaat kort daarna de officiële aanmaning de deur uit.
Betaalt je lid na de incassobrief? Dan ontvang jij de wettelijke incassokosten van minimaal €40. Niet een incassobureau, maar jij profiteert.
Een deurwaarder neemt een zaak alleen in behandeling als de aanmaning en incassobrief correct zijn verstuurd. Via Online Incasso is dat automatisch geregeld.
Je betaalt alleen wat je gebruikt: €3,50 per aanmaning of €24,50 per incassobrief. Één openstaande termijn per jaar of honderd, de prijs per traject blijft gelijk.
Online Incasso koppelt onder andere met Moneybird, WeFact en Jortt. Openstaande termijnen importeer je eenvoudig in één klik, zonder dubbel invoerwerk.
Openstaande termijnen nalopen schiet er zo bij in als je een club draait, maar erbij laten zitten kost je werkkapitaal. Met Online Incasso houd jij zelf de regie: snel, gemakkelijk en online.
Ja. Is de betaaltermijn verstreken en staat het bedrag nog open, dan kun je gewoon een aanmaning versturen. Het maakt niet uit of de betaling via incasso, overboeking of iDEAL had moeten lopen.
Die termijnen blijven gewoon opeisbaar. Je voert het openstaande bedrag in en verstuurt een aanmaning, ook als het lidmaatschap inmiddels is beëindigd.
Ja. Je voert de openstaande bedragen los in of importeert ze uit je boekhoudpakket, en per zaak bepaal je zelf welke stap je zet.
Nee, er geldt geen minimumbedrag. Een aanmaning kost €3,50 en bij de incassobrief komen de incassokosten bovenop de vordering. Die kosten betaalt je lid en houd jij zelf.
Dan overleggen jullie dat onderling. Online Incasso is geen partij in de inhoud van het geschil; je lid kan online een bericht achterlaten waarop jij reageert.
Niets. Een account is gratis. Je betaalt alleen per verstuurde aanmaning of incassobrief.
