Een aanmaning versturen lijkt simpel, maar er gelden duidelijke regels en vooral bij consumenten. Staat de juiste informatie er niet in? Dan kun je later geen incassokosten of rente claimen.
Een aanmaning is een laatste betalingsverzoek nadat een factuur is verlopen. Je geeft de klant nog één kans om te betalen voordat je verdere stappen zet, zoals incasso.
Bij consumenten en eenmanszaken is een correcte aanmaning zelfs verplicht voordat je incassokosten mag rekenen. Dit wordt ook wel de 14-dagenbrief genoemd.
Je moet de klant minimaal 14 dagen de tijd geven om alsnog te betalen.
Let op: deze termijn gaat in vanaf de dag nadat de aanmaning is ontvangen.
Vermeld duidelijk:
Het factuurbedrag
Eventueel al opgebouwde rente
Het totaalbedrag dat betaald moet worden
Zorg dat dit overzichtelijk en begrijpelijk is.
Je bent verplicht om te vermelden:
Dat er incassokosten in rekening worden gebracht bij niet-betaling
Hoe hoog deze kosten zijn
Deze kosten moeten voldoen aan de Wet Incassokosten (WIK). Zonder deze vermelding kun je later geen incassokosten claimen.
Maak het zo makkelijk mogelijk om te betalen:
IBAN / rekeningnummer
Betaalkenmerk of factuurnummer
Eventueel een betaallink
Hoe eenvoudiger, hoe groter de kans dat er betaald wordt.
Zorg dat duidelijk is van wie de aanmaning komt:
Bedrijfsnaam
Contactgegevens
Dit voorkomt verwarring en vergroot de betrouwbaarheid.
Bij zakelijke klanten gelden soepelere regels:
Een aanmaning is niet verplicht
Je mag vaak direct rente en incassokosten rekenen (mits afgesproken)
De wettelijke handelsrente is van toepassing
Toch is een duidelijke aanmaning ook hier aan te raden om discussie te voorkomen.
Geen zin om zelf te puzzelen met wettelijke eisen en formuleringen? Via Online Incasso verstuur je eenvoudig een juridisch correcte aanmaning voor €3,50. Alles wordt automatisch volgens de Wet Incassokosten (WIK) opgesteld, zodat je zeker weet dat je aanmaning klopt en standhoudt als het later nodig is in een incassotraject. Zo bespaar je tijd én voorkom je fouten.