Betalingsvoorwaarden zijn de basis van je debiteurenbeheer. Ze bepalen niet alleen wanneer een klant moet betalen, maar ook wat er gebeurt als dat niet gebeurt. Toch ontbreken ze bij veel ondernemers of zijn ze onvolledig. En dat heeft gevolgen op het moment dat een betaling uitblijft.
Betalingsvoorwaarden zijn de afspraken die je als ondernemer maakt over de betaling van je facturen. Ze maken vaak onderdeel uit van je algemene voorwaarden, maar kunnen ook los worden opgesteld. Het verschil is belangrijk: algemene voorwaarden regelen de hele zakelijke relatie met je klant, betalingsvoorwaarden richten zich specifiek op het betalingsproces.
Om juridisch geldig te zijn, moeten je betalingsvoorwaarden van tevoren zijn gedeeld met je klant. Doe je dat pas nadat een opdracht is bevestigd, dan kun je er later geen beroep op doen.
Een aantal elementen zijn essentieel voor een juridisch sterke positie op het moment dat je een aanmaning of incassotraject wilt starten:
Naast de verplichte elementen zijn er aanvullingen die je positie aanzienlijk versterken, vooral op het moment dat een klant niet betaalt.
Zonder betalingsvoorwaarden val je terug op de wettelijke standaardregels. Dat betekent een betalingstermijn van 30 dagen, geen automatisch recht op incassokosten bij consumenten en beperkte mogelijkheden om rente te vorderen. Je kunt nog steeds een aanmaning sturen, maar je juridische positie is minder sterk dan wanneer je vooraf duidelijke afspraken hebt vastgelegd.
Goede betalingsvoorwaarden maken het opvolgen van openstaande facturen aanzienlijk eenvoudiger. Als de afspraken vooraf duidelijk zijn vastgelegd en aantoonbaar gedeeld, via de offerte, op de factuur of in een ondertekende overeenkomst, is er bij een te late betaling geen discussie mogelijk.
Bovendien is een correcte aanmaning een vereiste om later incassokosten te kunnen claimen, en die aanmaning moet verwijzen naar de voorwaarden die je klant vooraf heeft ontvangen. Via Online Incasso verloopt dit automatisch en voldoet de aanmaning aan alle wettelijke vereisten.
je zonder vooraf gedeelde betalingsvoorwaarden wettelijk altijd 30 dagen op je geld moet wachten?